Nutzungsbedingungen zur Verwendung des Service Portals

§ 1 Gegenstand des Service Portals

Das Service Portal ist ein Portal für Kunden der PAYONE GmbH (im folgenden PAYONE genannt). Kunden von PAYONE erhalten über dieses Portal Zugang zu Dokumenten und Informationen in elektronischer Form.

§ 2 Teilnahme am Service Portal

Die Nutzung des Service Portals ist für alle Kunden von PAYONE möglich. Voraussetzung zur Nutzung ist ein bestehendes Vertragsverhältnis mit PAYONE und eine Registrierung für das Service Portal. Der Antrag auf Registrierung kann durch den Kunden online vorgenommen werden. Im Registrierungsprozess bestätigt der Vertragspartner die Richtigkeit der von ihm gemachten Angaben. PAYONE prüft die Angaben des Vertragspartners und entscheidet über die Zulassung zur Nutzung des Service Portals. Es besteht seitens des Kunden kein Anspruch auf Zulassung. Erfolgt die Registrierung durch PAYONE, so werden ab dem Zeitpunkt der bestätigten Registrierung die elektronischen Dokumente im Service Portal bereitgestellt.

§ 3 Kostenfreie Nutzung des Service Portals

Für die Nutzung des Service Portals fällt kein Entgelt an.

§ 4 Kosten für Papierdokumente

Mit der kostenfreien Bereitstellung von elektronischen Dokumenten über das Service Portal entfällt automatisch der Versand der Papierdokumente. Sofern der Versand von Papierdokumenten gewünscht ist, können hierfür gemäß Preis- und Leistungsverzeichnung Kosten entstehen. Das Preis- und Leistungsverzeichnis ist unter www.payone.com zu finden.

§ 5 Rückwirkende Bereitstellung

Eine rückwirkende elektronische Bereitstellung von Dokumenten, die vor der Registrierung für das Service Portal als Papierdokumente erstellt wurden, ist nicht möglich.

§ 6 Bereitstellungsdauer

Elektronische Dokumente werden über einen Zeitraum von 12 Monaten ab Erstellungsdatum für einen Online-Zugriff durch den Kunden vorgehalten. Nach Ablauf der Bereitstellungsdauer kann der Kunde innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen eine Kopie anfordern.

§ 7 Vertraulichkeit der Informationen

Die über das Service Portal übermittelten elektronischen Dokumente und Informationen enthalten schützenswerte Informationen. Das Service Portal nutzt Sicherheitsvorkehrungen, die dem Stand der Technik entsprechen, um diese Informationen vor unbefugtem Zugriff zu schützen.

§ 8 Pflichten des Nutzers

Der sorgfältige Umgang mit diesen Informationen ist für den Kunden ebenfalls verpflichtend, unabhängig ob diese Informationen von PAYONE auf Papier oder über das elektronische Medium Service Portal bereitgestellt werden.

§ 8.1 Sichere Verwahrung von Zugangsinformationen

Registrierte Benutzer des Service Portals sind verpflichtet, ihre Zugangsinformationen Dritten gegenüber geheim zu halten.

Hierbei ist insbesondere Folgendes zu berücksichtigen:

• Zugangsdaten zum Service Portal werden nicht an Dritte weitergeleitet.
• Eine gemeinsame Nutzung eines Nutzer-Logins für mehrere Nutzer ist nicht zulässig.
• Verlässt ein Nutzer das Unternehmen des Vertragspartners, wird der Vertragspartner die ausgeschiedenen Nutzer unverzüglich an PAYONE melden. Der Zugang für diese User wird daraufhin gesperrt.
• Der Vertragspartner wird keine Daten zu nicht existenten Benutzern (Dummy-User) zur Einrichtung an PAYONE senden.
• Der Vertragspartner verpflichtet sich, gemäß den Vorschriften des Bundesdatenschutzgesetzes - BDSG - und ergänzender Datenschutzbestimmungen zu handeln und alle bereitgestellten Daten stets zu schützen.

Zur Erhöhung der Sicherheit empfiehlt PAYONE die Beachtung der Sicherheitshinweise für das Service Portal.

PAYONE behält sich bei einer nicht vertragsgemäßen Nutzung das Recht vor Service Portal Nutzer zu sperren.

§ 8.2 Abmeldung der Service Portal Nutzung

Der Nutzungszeitraum für die Nutzung des Service Portals ist unbefristet. Eine Abmeldung von der Nutzung des Service Portals erfolgt bei Kündigung aller Verträge mit PAYONE oder auf den expliziten Wunsch des Kunden in Schriftform. Ab dem Zeitpunkt der Abmeldung endet die Bereitstellung neuer Dokumenten über das Service Portal. Auf Dokumente, die im Service Portal hinterlegt sind, besteht auch nach dem Abmeldedatum noch Zugriffsmöglichkeit. Der Zugang zum Service Portal wird direkt nach Abmeldung gesperrt. Auf expliziten Wunsch des Nutzers kann ein übergangzeitraum bis zu einem Monat vereinbart werden, in dem der Zugang für den Nutzer weiterhin verfügbar ist.

§ 8.3 Zugang von Dokumenten

Mit Registrierung als Benutzer des Service Portals soll die Versendung von Dokumenten per Post minimiert werden. Der Nutzer verpflichtet sich, seinen Account regelmäßig auf eingehende Nachrichten und bereitgestellte Dokumente zu überprüfen. Dokumente und Nachrichten gelten mit Ablauf von drei Werktagen ab Bereitstellung derselben durch PAYONE als dem Nutzer zugegangen. Der Nutzer wird darauf hingewiesen, dass diese Zugangsfiktion entscheidend sein kann für den Beginn etwaiger Fristen.

§ 9 Hauptbenutzer

Die erstmalige Registrierung für das Service Portal führt zur Erstellung eines Zugangskontos (Accounts) im Service Portal für die in der Registrierung genannte Person.

§ 10 Support

PAYONE bietet, mit Ausnahme bundeseinheitlicher Feiertage, in der Zeit von Montag bis Freitag von 8:15 Uhr bis 18 Uhr Hotline Support für Anfragen an. PAYONE behält sich vor von 18 Uhr - 8:15 Uhr Wartungsarbeiten am Service Portal vorzunehmen, die zu einer temporären Beeinträchtigung der Verfügbarkeit führen können.

Stand Januar 2021

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